Dossieropbouw bij disfunctioneren inclusief 3 gouden tips

Dossieropbouw komt doorgaans niet in het woordenboek van een ondernemer voor. Heel begrijpelijk, want je hebt hier geen zin en je wilt er al helemaal geen tijd voor vrijmaken. Toch weet je dat je niet ontkomt aan dossieropbouw als je te maken hebt met een werknemer die niet doet wat je van hem verwacht. Is sprake van disfunctioneren, dan heb je te maken met dossieropbouw. Leuker kunnen we het niet maken, makkelijker wel als je dit blog doorneemt en de tips toepast die erin staan.

Wat is disfunctioneren?

Disfunctioneren is volgens de wet een reden voor de kantonrechter om een arbeidscontract te beëindigen. Hiervan is sprake:

• Als de werknemer ongeschikt is tot het verrichten van de bedongen arbeid (en dit niet komt door ziekte);
• De ondernemer de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld;
• De ondernemer de werknemer voldoende gelegenheid heeft gegeven om het functioneren te verbeteren;
• En het disfunctioneren niet komt door onvoldoende zorg van de ondernemer voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer.

So far, so good, maar wat betekent dit nu eigenlijk? Je hebt een werknemer aangenomen in een bepaalde functie. Dat is de bedongen arbeid en in de arbeidsovereenkomst is opgenomen welke werkzaamheden de werknemer moet verrichten. Idealiter heb je ook een functieomschrijving bij de arbeidsovereenkomst gevoegd, zodat het tussen jullie duidelijk is wat de afspraken zijn en wat de functie inhoudt.

Op een gegeven moment blijkt dat je niet tevreden bent over de werknemer. Dat kan zijn inhoudelijk in het werk, bijvoorbeeld een productiemedewerker die het tempo niet kan bijhouden of die fouten maakt, maar het kan ook gaan om houding en gedrag. Denk bijvoorbeeld aan een binnendienstmedewerker die communicatief minder sterk is dan verwacht.

Of je hebt te maken met een werknemer die interne regels aan zijn laars lapt en buiten de toegestane pauzes buiten staat te roken met als gevolg dat collega’s zijn werk moeten overnemen. En die collega’s staan vervolgens weer te klagen bij jou aan je bureau. Aan jou de vraag, wat ga je dan doen? Laat je het voor wat het is, blijf je aanmodderen in de hoop dat het beter gaat of wil je het echt aanpakken?

Dossieropbouw en disfunctioneren

De wet verlangt van de ondernemer dat hij de werknemer tijdig laat weten dat hij niet tevreden is over het functioneren. Nu kun je dat tussen neus en lippen vertellen tijdens de lunch, maar dat is niet verstandig. Als jij niet tevreden bent over een werknemer, zul je dit tijdens een gesprek aan de werknemer moeten vertellen. Dit hoef je echt niet heel groot te maken, maar het is wel belangrijk dat je daarvoor gaat zitten. Je zult erop voorbereid moeten zijn dat de werknemer schrikt en mogelijk in de verdediging schiet.

Of dat de werknemer vragen gaat stellen en concrete voorbeelden van je verlangt. Dat laatste is geheel terecht. Wees dan dus heel duidelijk in wat de werknemer niet goed doet (wat zijn de verbeterpunten) en geef daarbij voorbeelden uit de praktijk. Na afloop van dit gesprek, leg je hetgeen je hebt besproken in een e-mail vast. Je benoemt de concrete verbeterpunten aan de hand van voorbeelden en je laat weten dat je verwacht dat de werknemer verbetering laat zien. Deze mail sla je op in het personeelsdossier en het begin van dossieropbouw is een feit.

Op deze manier leg je ook mogelijk toekomstige gesprekken vast. Houd daarbij altijd in je achterhoofd dat werknemers, maar ook kantonrechters, van feiten en concrete voorbeelden houden. Een werknemer die overdag vaak op z’n telefoon zit in plaats van aan het werk is, kan niets met een opmerking als “je moet je 100% committeren aan je werk”. “Ik ben toch de hele dag aan het werk”, zal die werknemer denken.

Het is veel duidelijker als de ondernemer benoemt wat er precies van de werknemer wordt verlangd, ook al lijkt het een open deur. Zeg dan dus: “Je mag best af en toe op je telefoon kijken, maar je bent hier om te werken”. En wees dan dus ook niet te bang om daarvoor een schriftelijke waarschuwing te geven. Ook dat is onderdeel van dossieropbouw bij disfunctioneren.

Verbetertraject onderdeel van dossieropbouw

Als een werknemer niet goed functioneert, dan zul je dat bespreekbaar moeten maken. Je moet dan aan dossieropbouw doen en dit vastleggen. Het kan zijn dat een werknemer snel inziet wat hij moet verbeteren. Dat wil je natuurlijk, maar het tegenovergestelde kan ook voorkomen. Ondanks dat je al tig keer hebt gezegd wat er verbeterd dient te worden, doet de werknemer er niets aan. Dat is het moment dat je – schriftelijk – een formeel verbetertraject aankondigt.

Je bespreekt met een werknemer de concrete punten waarover je niet tevreden bent. Dit leg je vast. Je maakt een plan van aanpak – het zogeheten verbetertraject – waarin de concrete verbeterpunten staan en wat je verwacht van de werknemer. Mogelijk dien je een training aan te bieden of begeleiding door een coach. Ook dat neem je op in je verbeterplan. Je zet het traject in de tijd en plan evaluatiemomenten in.

Die evaluaties moeten ook daadwerkelijk doorgang vinden en van die gesprekken zal een verslag moeten worden gemaakt (dossiervorming) die je toevoegt aan het personeelsdossier. Je maakt dit plan, bespreekt het met de werknemer en legt daarna onder andere vast dat als de werknemer geen verbetering heeft laten zien aan het einde van het traject, dat dat betekent dat de arbeidsovereenkomst zal worden beëindigd.

De werknemer dient namelijk op voorhand te weten wat er gebeurt als hij niet slaagt in het verbetertraject. Hij moet weten dat het vijf voor twaalf is.

Drie gouden tips voor het verbetertraject

Het ene verbetertraject is het andere niet. De verbeterpunten verschillen per werknemer, de hulp die je daarbij als ondernemer aanbiedt is anders en daarnaast zal het ene traject langer duren dan het andere. Dat is namelijk weer afhankelijk van de te verbeteren punten. Waar moet je echter altijd rekening mee houden?

1. Leg in het verbeterplan heel concreet uit waarom iemand moet verbeteren en op welke concrete punten je verbetering wilt zien. Blijf daarbij wel reëel;
2. Bespreek het verbeterplan met de werknemer voorafgaand aan het traject zodat hij weet wat er van hem wordt verwacht en plan op voorhand meerdere evaluatiemomenten in;
3. Als je een werknemer hulp biedt in de vorm van coaching, overleg dan met de coach hoe die coach verwacht hoelang het duurt voordat de werknemer verbetering in – bijvoorbeeld – het gedrag kan laten zien en stem daar de duur van je verbetertraject op af.

Dossieropbouw compleet

Als de dossieropbouw goed is gegaan en je een reëel verbetertraject hebt doorlopen waarbij de werknemer voldoende in de gelegenheid is gesteld om zijn functioneren te verbeteren, heb je in beginsel een goed opgebouwd ontslagdossier. Je zult – voordat je richting het ontslag gaat – nog wel moeten kijken of er herplaatsingsmogelijkheden zijn binnen jouw bedrijf. Kun je de werknemer bijvoorbeeld plaatsen op die vacature die vorige week is ontstaan? Of zijn er andere mogelijkheden? Als dat niet mogelijk is, moet je dat wel kunnen onderbouwen. Je kunt namelijk pas overgaan tot ontslag als de werknemer niet herplaatst kan worden.

Dossieropbouw en transitievergoeding

Is de dossieropbouw rond, heeft het verbetertraject er niet voor gezorgd dat de werknemer zijn functioneren heeft verbeterd en kun je de werknemer niet binnen je bedrijf plaatsen, dan kun je in beginsel overgaan tot ontslag. Je kunt dit mogelijk in onderling overleg met de werknemer regelen of een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter indienen. In beide situaties zul je in beginsel aan de werknemer een transitievergoeding verschuldigd zijn. Die bedraagt – kort gezegd – 1/3 bruto maandsalaris (te vermeerderen met emolumenten, zoals, maar niet uitsluitend, de vakantietoeslag) per gewerkt dienstjaar. Dus ook nadat je aan dossieropbouw hebt gedaan is doorgaans een transitievergoeding verschuldigd aan een werknemer die disfunctioneert.